Draudimo dokumentai turi vieną nemalonią savybę – jų prireikia būtent tada, kai situacija jau tampa sudėtinga: nelaimingas atsitikimas, patirta žala ar kilęs ginčas. Būtent tokiomis aplinkybėmis paaiškėja, ar polisas buvo pasirašytas tinkamai, ar žalos aktas yra teisiškai galiojantis, o reikalavimas pateiktas teisingai.

Elektroninis parašas draudimo sektoriuje nėra vien formalaus proceso palengvinimas. Tai tapo esmine priemone, garantuojančia sklandų ir greitą procesų valdymą kritiniu momentu.

Kokie dokumentai pasirašomi draudimo sektoriuje?

Draudimo bendrovės kasdien tvarko daugybę dokumentų: draudimo polisus, papildomus susitarimus, pranešimus apie žalą, žalos aktus, ekspertų išvadas ir išmokų patvirtinimus. Visiems šiems dokumentams reikalingas šalių sutikimas, o neretai – ir kelių asmenų parašai.

Problema ta, kad žalą patyręs klientas retai būna biure. Jis gali būti kelyje, ligoninėje ar užsienyje. Reikalauti, kad žmogus fiziškai atvyktų pasirašyti dokumentų, būtų ne tik nepatogu, bet dažnai ir nepraktiška.

Kaip tai veikia praktikoje?

Klientas draudimo polisą gauna el. paštu ir jį pasirašo telefonu ar kompiuteriu. Žalos aktas gali būti parengiamas vietoje ir iš karto patvirtinamas. Ekspertas savo išvadą pasirašo nuotoliniu būdu. Visi dokumentai saugomi skaitmeniniame archyve, o kiekvienas veiksmas pažymimas tiksliomis laiko žymomis.

Visa tai atrodo paprasta, nes iš tiesų taip ir yra. Tačiau sklandus procesas įmanomas tik tada, kai sistema būna tinkamai parengta iš anksto, o ne tada, kai iškyla nenumatytų problemų.

Teisinė pusė

Draudimo srityje dokumentų autentiškumas yra ne tik formalus reikalavimas, bet ir svarbus veiksnys sprendžiant galimus ginčus. Jei klientas vėliau teigia nesupratęs poliso sąlygų arba tvirtina pasirašęs kitą dokumento versiją, būtina turėti galimybę tiksliai nustatyti, ką, kada ir kas pasirašė.

Kvalifikuotas elektroninis parašas šioje situacijoje suteikia aiškumo: jis leidžia nustatyti, kas pasirašė dokumentą, kokį dokumentą pasirašė ir kada tai buvo padaryta. Ši proceso eiga padeda užtikrinti dokumentų patikimumą ir jų teisinę galią.

Žalos aktai ir darbas vietoje

Draudimo ekspertai, vertinantys žalą įvykio vietoje, gali iš karto pasirašyti aktą planšetėje ar telefone. Klientas tą pačią akimirką gauna patvirtinimą. Nebereikia spausdinti dokumentų, vežti jų į biurą, ar laukti jų skaitmeninių versijų

Tai ypač svarbu didelės žalos atvejais, kai visas procesas turi vykti greitai, tiksliai ir be nereikalingų trikdžių.

Nuo ko pradėti?

Draudimo įmonėms elektroninio parašo diegimas pirmiausia reiškia sklandesnius procesus – tiek vidinių dokumentų srautų (liudijimų, aktų, susitarimų), tiek klientų patirties valdymą: kaip klientas pasirašo dokumentus, kur juos randa ir kaip jie saugomi. Abu šie procesai gali būti optimizuojami lygiagrečiai.

Dokumentų pasirašymas nėra paskutinis proceso etapas. Priešingai, tai pamatas ilgalaikei sistemai, kuri patikimai veikia net ir nenumatytų krizių ar nesusipratimų metu. PR

Šaltinis: Nyksciai