6 patarimai, kurie padės efektyviai archyvuoti dokumentus
Net ir šiame skaitmeniniame amžiuje daugelis įmonių vis dar naudoja popierinius dokumentus. Be to, paprastai jų susikaupia dideli kiekiai, nes dažniausiai jos yra įpareigotos saugoti sutartis ir kitus dokumentus tam tikrą laikotarpį, Būtent todėl dokumentų archyvavimas išlieka aktualus ir šiandien.
Dokumentų archyvavimas – tai nenaudojamų dokumentų saugojimo saugioje saugykloje procesas. Dokumentai turi būti tvarkingai sudėti ir surūšiuoti, nes bet kada jų ir vėl gali prireikti. Šiam procesui naudojamos priemonės yra segtuvai dokumentams, dėžės ir kita. Archyvuodami dokumentus turite laikytis tam tikrų taisyklių ir normų, pavyzdžiui:
- Laikyti dokumentus saugioje aplinkoje. Popierius susigadins, jei bus laikomas per drėgnose, per karštose ir per šviesiose vietose, kuriose nekontroliuojamai patenka kenkėjai (pavyzdžiui, vabzdžiai) ir teršalai. Praktikoje dažniausiai blogos vietos, kuriose saugomi dokumentai, yra rūsiai (per drėgna ir kenkėjų pavojus) arba loftai (per karšta vasarą, per šviesa ir kenkėjų pavojus);
- Saugoti dokumentus nuo ugnies. Laikant dokumentus bet kurioje vietoje, kuri tam tikru metu gali užsidegti arba yra veikiama tiesioginių saulės spindulių, kyla gaisro pavojus. Šiuo atžvilgiu ypač pavojingi loftai su dideliais plastikiniais stoglangiais;
- Laikyti dokumentus toliau nuo maisto. Maistas gali pritraukti kenkėjus, kurie galimai padarys žalos dokumentams. Todėl dokumentų archyvavimo patalpa turi būti toliau nuo virtuvės;
- Tinkamai pažymėti ir surūšiuoti archyvavimo dėžes ir segtuvus. Nors šis procesas užima nemažai laiko, jis yra kritiškai svarbus. Tik tinkamai pažymėję dokumentų laikymo dėžes ir segtuvus, galėsite greitai surasti tam tikrą dokumentą. Todėl galite naudoti spalvotus segtuvus, kurie leidžia lengviau surasti reikiamą medžiagą;
- Naudoti kokybiškas priemones – dėžes ir segtuvus. Pigios dokumentų archyvavimo priemonės nėra kokybiškos, todėl dažnai sulūžta, suplyšta arba kitaip susigadina. To pasekmės gali būti dokumentų praradimas arba sugadinimas. Visada patartina naudoti kokybiškas dėžes ir segtuvus, kurie tarnaus ilgą laiką;
- Įsigyti pakankamai talpias dėžes ir didesnius segtuvus. Archyvavime neturi trūkti tam reikalingų priemonių, nes nepakankamas segtuvų ir dėžių kiekis gali sukelti nepatogumų. Archyvavimui tinka dideli žiediniai segtuvai ir talpios dėžės, nes šios priemonės leidžia sutalpinti daugiau dokumentų.
